Cambio di fornitore e giurisdizione dei dati

1. Dove stanno i servizi

Il gestionale, il suo database, i documenti dei pazienti e le copie giornaliere stanno presso Clever Cloud, società francese, nei suoi data center in Francia. Gli altri servizi che il gestionale usa, e la giurisdizione di ciascuno (art. 28 c. 1 a):

Che dati riceve ciascuno, e con quali garanzie, è scritto nell'allegato B dell'accordo sul trattamento dei dati.

2. Accesso di governi di Paesi terzi

Le misure con cui Moladent impedisce che un governo di un Paese fuori dall'Unione europea acceda ai dati non personali del Cliente, o se li faccia trasferire, quando questo sarebbe contrario al diritto dell'Unione o italiano (artt. 28 c. 1 b e 32):

• Dati nell'Unione europea: database, documenti e copie stanno in Francia, presso una società francese.
• Cifratura: i documenti dei pazienti sono cifrati dal gestionale uno per uno prima di essere salvati, con chiavi che restano a Moladent; le credenziali del Sistema TS sono cifrate con una chiave separata.
• Poco ai fornitori dei gruppi con sede negli Stati Uniti: ricevono solo quello che serve al loro servizio (le email da spedire, le domande all'assistente ripulite, i promemoria, i pagamenti), con i contratti dell'allegato B.
• Le richieste: Moladent dà dati del Cliente a un'autorità di un Paese terzo solo se la richiesta si fonda su un accordo internazionale in vigore con l'Unione o con l'Italia, o nei casi dell'art. 32 c. 3; ne dà il minimo indispensabile, e prima avvisa il Cliente, salvo che la richiesta serva a un'indagine e l'avviso la ostacolerebbe (art. 32 c. 4 e 5).

3. Come si cambia fornitore

1. Il Cliente scrive a assistenza@moladent.it se vuole passare a un altro fornitore, portare i dati sui suoi sistemi o farli cancellare, e da quando: al più tardi 2 mesi dopo la richiesta.
2. Da quella data, per al massimo 30 giorni, il gestionale continua a funzionare: Moladent prepara l'esportazione, aiuta il Cliente e il nuovo fornitore, dice i rischi noti per la continuità e tiene i dati al sicuro durante il trasferimento.
3. Finito il passaggio il contratto termina; il Cliente ha poi 90 giorni per scaricare di nuovo i dati, con lo studio in sola lettura.
4. Dopo i 90 giorni Moladent cancella i dati e lo conferma per iscritto.

4. I formati dei dati

• Excel (.xlsx), il formato aperto Office Open XML: un foglio per ogni tipo di dato, «Studio», «Impostazioni fiscali», «Orari dell'agenda», «Sedi», «Professionisti», «Listino prestazioni», «Pazienti», «Allergie e patologie», «Appuntamenti», «Piani di cura», «Prestazioni dei piani», «Fatture», «Righe delle fatture», «Incassi», «Consensi», «Documenti», «Moduli di consenso», «Odontogramma», «Consensi firmati», «Note», «Preventivi», «Dispositivi medici», «Sistema TS», più un foglio «Informazioni» con il formato e la versione del tracciato. Ogni riga ha i suoi identificativi, per collegare i dati fra loro. Il titolare dello studio lo scarica quando vuole, da Amministrazione.
• Archivio .zip con lo stesso file Excel e tutti i file: documenti e radiografie nel loro formato originale (cartella «documenti»), firme raccolte sul tablet in PNG (cartella «firme»). Lo consegna Moladent, su richiesta.
• Fatture elettroniche in XML, nel formato FatturaPA: una per volta o in un archivio .zip per periodo.
• PDF, uno per volta: fatture, piani di cura, ricevute del Sistema TS.

Non si esportano le password e i codici della verifica in due passaggi, che esistono solo come impronta o cifrati, né le credenziali del Sistema TS, che il Cliente reinserisce nel nuovo programma.

5. Costi

Il passaggio a un altro fornitore, l'esportazione dei dati e la cancellazione non costano nulla (art. 29). Resta dovuto solo l'abbonamento per il periodo in cui il Servizio è usato.